Viele Unternehmerinnen und Unternehmer spüren irgendwann diesen Moment:
„Puh, das kostet mich so viel Zeit – das müsste doch auch automatisch gehen!“

Und ja, die Welt der Automationen scheint eine schier grenzlose Quelle der Erleichterung im Arbeitsalltag zu sein!

Und nochmal ja, das stimmt! Automationen sind wahnsinnig mächtige Hebel.
Aber: Einfach blind loslegen und „alles automatisieren, was geht“?
Das kann schnell nach hinten losgehen.

Heute schauen wir uns an, wie du clever in die Welt der Automationen startest, worauf du achten solltest – und warum du dir vorher ein paar strategische Gedanken machen solltest.

1. Nicht alles, was geht, bringt auch was

Automationen brauchen eins: Aufwand.
Du investierst Zeit, Energie (und manchmal auch Geld), um dir später Arbeit zu sparen.
Das klingt gut – aber wenn du an der falschen Stelle ansetzt, verschwendest du Ressourcen, ohne je den großen Hebel zu spüren.

Hier hilft dir das Pareto-Prinzip:
-> 20 % der Aufgaben bringen 80 % der Ergebnisse.
Das bedeutet: Frag dich zuerst, welche Aufgaben die größten Zeitfresser sind und ob sie sich wirklich lohnen, automatisiert zu werden.

Ein Beispiel:

• Einen Prozess, den du einmal im Monat oder im Quartal machst, zu automatisieren, ist oft nicht sinnvoll.
• Einen Prozess, der täglich oder mehrfach pro Woche vorkommt? Da wird’s spannend.

2. Wiederkehrende Prozesse finden

Schau dir deine Aufgaben genau an:
✅ Welche Prozesse tauchen immer wieder auf?
✅ Welche wiederholen sich in der gleichen oder fast gleichen Form?
✅ Wo entstehen (immer wieder!) die gleichen manuellen Klicks, Copy-Paste-Arbeiten oder kleinen Routineaufgaben?

-> Typische Kandidaten für Automationen sind zum Beispiel:

• Kundendaten aus einem Formular automatisch ins CRM übertragen
• Rechnungen automatisch erstellen und verschicken
• E-Mails bei bestimmten Triggern (z. B. Kursanmeldung, Zahlungseingang) automatisch versenden

3. Wertschöpfung vs. Wertermöglichung vs. Wertvernichtung

Ich komme aus dem Lean Management und daher, sorry – not sorry – ist es für mich essentiell, die Wertschöpfung im Unternehmen im Fokus zu haben. Das bedeutet, Du kannst Dir mit einer einfachen Frage behelfen, um herauszufinden, ob es sich um eine wertschöpfende, wertermöglichende oder sogar wertvernichtende Tätigkeit handelt. Diese Frage lautet: “Wäre mein Kunde dazu bereit, für diese Tätigkeit oder diesen Arbeitsschritt Geld zu bezahlen?” Antwortest Du mit ja, hast Du eine wertschöpfende Tätigkeit. Antwortest Du mit nein, musst Du weiter überlegen: “Ist diese Tätigkeit nötig, damit ich eine wertschöpfende Tätigkeit ausführen kann?” Antwortest Du nun mit ja, ist dies eine wertermöglichende Tätigkeit. Antwortest Du erneut mit nein, bist Du bei einem Wertvernichter gelandet.

Aber ich gebe zu, die Begriffe ans ich klingen erstmal etwas sperrig, sind jedoch total wichtig:

-> Automatisieren solltest du vor allem die wertermöglichenden Tätigkeiten.
Zum Beispiel: Buchhaltung, Terminplanung, Datenpflege.
Das Ziel: Mehr Zeit für die Dinge, die wirklich Wert schaffen – wie Kundenarbeit, Strategie und Innovation.

4. Mit welchen Tools kannst du automatisieren?

Jetzt wird’s konkret:
Natürlich gibt es unzählige Tools, aber ich setze vor allem auf Zapier.

-> Was kann Zapier?

• Verschiedene Apps miteinander verbinden (z. B. Google Sheets + Mailchimp + Notion)
• „Wenn-dann“-Automationen erstellen: Wenn in Tool A etwas passiert, soll Tool B automatisch reagieren
• Auch ohne Programmierkenntnisse komplexe Abläufe bauen

Beispiele:
✅ Neue Leads aus deinem Newsletter-Anmeldeformular direkt in dein CRM schieben
✅ Automatisch eine Bestätigungsmail an Kund:innen verschicken, wenn sie ein Formular ausfüllen
✅ Social-Media-Posts automatisch planen, wenn du einen Blogartikel veröffentlichst

Neben Zapier gibt es auch:

• Make (früher Integromat) – für noch komplexere Workflows
• IFTTT – für einfachere Automationen, besonders im privaten Bereich
• Automatisierungen direkt in Tools (z. B. E-Mail-Automationen in Mailerlite, Mailchimp oder ActiveCampaign)
• Automatisierung direkt für Social Media, wie z.B. ManyChat

Aber Achtung: Starte klein.
Bevor du alles miteinander vernetzt, teste einfache Abläufe und schau, was dir wirklich Arbeit abnimmt.

5. Mein Tipp zum Start

-> Mach einen Mini-Audit.
Setz dich hin, nimm dir 30 Minuten und schreib auf:

• Welche Aufgaben nerven dich regelmäßig?
• Welche Aufgaben machst du immer wieder von Hand, obwohl sie sich gleichen?
• Welche Tools nutzt du dafür?

Und dann: Starte mit einer einzigen Automation.
Lass sie ein paar Wochen laufen, beobachte, was gut klappt, wo’s hakt, und bau dann erst weiter aus.

Zusammengefasst:

✅ Nicht blind drauflos automatisieren
✅ Mit dem Pareto-Prinzip priorisieren
✅ Wiederkehrende Prozesse identifizieren
✅ Wertschöpfung im Blick behalten
✅ Mit Tools wie Zapier smart starten

Wenn du tiefer einsteigen willst, folge mir unbedingt auf Instagram – dort teile ich regelmäßig Tipps, Beispiele und Behind-the-Scenes aus meinen eigenen Automationen.

-> Frage an dich:
Was wäre die eine Sache, die du am liebsten sofort automatisieren würdest? Schreib’s mir!